La base de donnée de Probance one est alimentée quotidiennement par l’import automatisés de données clientes issues de vos CRM, CMS et autres outils de gestion. Il est cependant possible d’importer manuellement des fichiers de contacts: Cet import vous permet créer de nouveauxmembres ou mettre à jour les profils des contacts existants de façon ponctuelle et rapide, et ne nécessite pas d’intervention du support technique.
Ce tutoriel vous expliquera comment procéder.
1. Démarrer un import
Pour lancer un import, accédez au menu Mes contacts > Mes contacts. Dans la section Importer des contacts, cliquez sur l’icône d’import 
du flux customer.
Selon la configuration de votre projet, vous pouvez disposer de plusieurs flux proposant l’import manuel de profils. Ce tutoriel est basé sur le flux customer, mais le fonctionnement est le même pour tout flux pour lequel l’option est activée.
2. Préparer le fichier d’import
Le format attendu pour le fichier d’import est le format csv. La section Informations générales contient les spécifications que ce fichier doit respecter :
- L’encodage doit être en utf-8
- Le caractère de séparation doit être le ;
- Il doit contenir 1 ligne d’en-tête
- Les dates doivent être au format yyyy-MM-dd (ex: 1er août 2022 = 2022-08-01)
- Les dates avec horaire doivent être au format yyyy-MM-dd HH:mm:ss (ex: 1er août 2022 à 14h30 = 2022-08-01 14:30:00)
La section Champs indique la liste des champs de profil que vous pouvez importer, avec pour chacun son type, la longueur maximale acceptée, et si celui-ci est obligatoire ou non.
Par défaut, les champs de profils que vous pouvez importer sont les suivants.
| CHAMP | TYPE | TAILLE |
|---|---|---|
| customer_id | Chaîne de caractères | 50 |
| name1 | Chaîne de caractères | 50 |
| name2 | Chaîne de caractères | 50 |
| Chaîne de caractères | 255 | |
| birthday | Date | |
| registration_date | Date | |
| optin_flag | Chaîne de caractères | 3 |
| gender | Chaîne de caractères | 10 |
| area | Chaîne de caractères | 45 |
| postal_code | Chaîne de caractères | 15 |
| city | Chaîne de caractères | 45 |
| segmentation | Chaîne de caractères | 50 |
| lang | Chaîne de caractères | 20 |
| origin | Chaîne de caractères | 50 |
| phone_number | Chaîne de caractères | 25 |
| option_tag1 | Chaîne de caractères | 500 |
| to_exclude | Chaîne de caractères | 50 |
Les colonnes de votre fichier peuvent être nommées différemment des champs listés, mais vous dever respecter le type et la taille des champs.
Important : pour que les contacts importés puissent recevoir vos campagnes, le fichier doit impérativement contenir une colonne optin_flag, avec pour valeur « 1 » pour chaque contact.
3. Sélectionner le fichier d’import
Lorsque votre fichier est prêt, cliquez sur Sélectionner ou glisser dans la section Importer un fichier et sélectionnez le dans votre répertoire, ou faites-le glisser directement dans la zone.
La fenêtre sera alors mise à jour avec le tableau des profils contenus dans le fichier et un formulaire de mapping.
4. Mapper des champs de profil
Dans la section Mapping vous devez renseigner pour chaque champ de profil de customer la colonne correspondante dans votre fichier d’import.
Les champs marqués comme obligatoires doivent impérativement être mappés. Les champs non obligatoires peuvent ne pas l’être : ces champs resteront vides pour tous les profils importés.
Important : pour que les contacts importés puissent recevoir vos campagnes, le fichier doit impérativement contenir une colonne optin_flag. Assurez-vous donc d’inclure optin_flag dans votre mapping.
5. Générer une liste de contacts
Pour générer automatiquement une liste de contacts contenant les membres de votre import, cochez l’option Créer une liste de contacts avec les contacts importés sous la section Mapping.
Sélectionner le champ d’identification du contact à utiliser.
Pour créer une nouvelle liste, nommez votre liste en prenant soin de choisir un nom qui n’existe pas déjà.
Pour modifier une liste existante, cliquez sur le champ Nom de la liste et sélectionnez la liste à modifier dans les valeurs proposées. Sélectionnez ensuite de le mode de modification de la liste :
- Ajouter à la liste : les contacts importés seront ajoutés au contacts déjà présents dans la liste
- Remplacer la liste : les contacts importés remplaceront les contacts déjà présents dans la liste
6. Vérifier les données
Une fois votre mapping terminé, cliquez sur Vérifier les données. Le tableau des profils à importer sera alors mis à jour.
Les lignes contenant des erreurs de format ou des champs manquants sont indiquées en rouge clair. Les champs contenant ces erreurs sont indiqués en rouge foncé.
L’option Afficher uniquement les erreurs vous permet de n’afficher que les lignes contenant des valeurs non conformes ou manquantes. Vous ne pouvez pas importer les données de votre fichier tant que celui-ci contient des valeurs non conformes, ou des champs obligatoires vides.
Pour réimporter le fichier corrigé, cliquez sur l’icône Supprimer 
. Cela réinitialisera le formulaire et vous permettra de resélectionner un fichier d’import. Vous devrez cependant refaire le mapping.
7. Exécuter l’import
Une fois le mapping réalisé, et si toutes les valeurs de l’import sont conformes aux formats des champs de destination, vous pouvez lancer l’import.
Pour cela, cliquez sur Envoyer le fichier. Le fichier sera traité dans les 15 minutes suivante (lors du hourly cron).
Les profils dont les identifiants clients sont déjà présents en base seront mis à jour avec les informations importées. Les identifiants qui n’existent pas encore dans la base de données seront créés. Les agrégats de tous les profils créés et mis à jour seront recalculés lors de l’import.